La comunicación como herramienta clave en la toma de requisitos en los proyectos

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En esta webinar impartida por la experta Eva Cerrolaza se analizan pautas comunicativas que debemos tener en cuenta a la hora de comunicarnos, especialmente cuando lo hacemos con sujetos que intervienen en un proyecto como por ejemplo los clientes.

En muchas ocasiones, no se da la importancia suficiente a la comunicación, cuando es un elemento determinante para lograr que cualquier proceso, ya sea personal o laboral, salga adelante y alcance las metas esperadas.

Para empezar es necesario que conozcamos qué es y qué características debe tener un requisito, al cual podemos definir como “Una condición o necesidad de un usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Un buen requisito debe ser completo, correcto, realizable, necesario, priorizable, no ambiguo y verificable.”

Siempre que estemos trabajando en un proyecto o estemos comenzando en él, debemos tener en cuenta la ingeniería de requisitos, ésta es un “enfoque sistémico para recolectar, organizar y documentar los requerimientos del sistema.”

 

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En este proceso se establece y se mantienen acuerdos sobre los cambios de requisitos entre cliente y equipo de proyecto. Cuando nos encontremos en la fase inicial del proyecto, recopilaremos los requisitos. Es una situación fundamental y determinante para el proyecto. Para obtener dichos requisitos podemos utilizar diferentes técnicas como entrevistas, grupos focales, talleres, técnicas grupales de toma de decisiones, etc.

Es importante realizar una búsqueda de necesidades reales con el cliente o con las personas que estemos trabajando, por eso es necesario que la comunicación que tengamos cumpla unas ciertas características.

La actitud que mostremos a la hora de comunicarnos es esencial para que obtengamos los datos y la información de forma efectiva.

Por eso debemos seguir las directrices que nos da Eva Cerrazola, como el hecho de no enfocarnos en nosotros mismos e inspirar confianza a través de nuestra comunicación, así podremos escuchar para conocer las necesidades.

Habilidades Directivas

Nuestras reflexiones internas en medio de una conversación pueden distraernos de la conversación, por eso debemos estar atentos. Nuestra postura y nuestra percepción marcarán los pasos de la comunicación.

Debemos estar preparados, es decir, dedicar tiempo a pensar con quién nos reunimos, nuestros objetivos y los objetivos de nuestro cliente.

Escuchar activamente hará que la comunicación sea efectiva, así como saber cuál es la posición consciente que adaptamos frente al interlocutor.

Tenemos que aprender a preguntar y así poder obtener con exactitud la información necesaria para el proyecto. Tener un pensamiento de calidad es otra directriz que debemos seguir para que nuestra comunicación sea clara, precisa, amplia, profunda, relevante…

Ahora ya tienes unos consejos que pueden mejorar tu comunicación y con ello la efectividad de tus proyectos y sus resultados, tan solo tienes que ponerlos en práctica.