Comunicación en la Dirección de Proyectos

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La principal misión de un Director de Proyecto es coordinar todo el trabajo del proyecto y realizar la gestión de la integración para cumplir con los objetivos establecidos.

Pero si nos preguntásemos qué ocupa la mayor parte del  tiempo de un Director de Proyecto, la respuesta sería clara: comunicar.

Según Rita Mulcahy en su guía de Preparación para el examen PMP, los directores de proyecto pasan más del 90 por ciento de su tiempo comunicando. Esto nos da una idea de la importancia que tiene este aspecto en la Dirección de Proyectos.

También se puede constatar la relevancia de las comunicaciones teniendo en cuenta que:

  • El PMBOK le dedica a la gestión de las comunicaciones su propia área de gestión.
  • IPMA describe una competencia denominada Comunicación y otras directamente relacionadas con este campo, como Control e Informes o Información y documentación.
  • La ISO 21500 desarrolla la materia de Comunicación.

Planificar que información se compartirá, entre quién, mediante qué canal, con qué frecuencia, etc. son elementos fundamentales dentro de las comunicaciones del proyecto.

Sin embargo, uno de los aspectos más importantes, que a veces se olvida, es asegurar que la información transmitida, además de recibida, ha sido entendida.

A veces, sobre todo cuando la comunicación es cara a cara, se puede saber si el receptor está comprendiendo la información a través de señales no verbales o paralingüísticas (un tono de duda en la voz al responder, una cara de desconcierto, etc.)

Dependiendo de la situación y de la importancia de la información transmitida se puede hacer uso de algún tipo de examen o encuesta, pero los casos en los que se puede actuar de este modo suelen ser los menos.

Normalmente lo más sencillo es preguntar directamente: ¿Me he explicado bien?, No sé si me estás entendiendo…, etc.

Lamentablemente el receptor muchas veces podrá decir que ha entendido todo cuando no es cierto (por miedo a preguntar, por desidia, etc.), de ahí la complejidad del problema.

Mostrarse accesible ante cualquier duda, no despreciar ninguna pregunta y establecer una relación cercana son prácticas que fomentarán que ante este tipo de preguntas el interlocutor se sienta más propicio a compartir sus inquietudes.