Guy Shtub es CEO en SandboxModel, una compañía fundada para proporcionar a los Directores de Proyectos herramientas innovadoras para desarrollar sus competencias de gestión de proyectos, así como iniciar, planificar, simular y ejecutar proyectos de forma más eficiente.

Guy Shtub es Ingeniero de Software por la Universidad Ben Gurion, a través de la Facultad de Ingeniería y el Departamento de Computer Science. Guy ha trabajado como ingeniero de software desde 2006 y fue co-fundador de la start-up Whitebox Security antes de fundar Sandboxmodel.

El Project Team Builder™ (PTB™) fue desarrollado inicialmente en el Instituto Technion de Tecnología, en Israel. El PTB™ fue galardonado como Producto del Año por PMI, después de lo cual el Technion se decidió a iniciar su comercialización. Actualmente se utiliza en universidades y empresas de todo el mundo.

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El ciclo de vida de todo proyecto se caracteriza por la incertidumbre en su comienzo. ¿Cómo puede afectar dicha incertidumbre inicial a la probabilidad de éxito del proyecto?

Algunas de las decisiones relativas al proyecto más importantes se realizan en etapas muy tempranas de su ciclo de vida. Una decisión pobre en una etapa temprana puede tener un impacto muy alto en el resultado del proyecto.

¿Le parece importante la planificación inicial realizada por los equipos de proyecto, de cara a que el proyecto se pueda desarrollar con éxito?

Ciertamente. La importancia de crear una buena planificación para el proyecto cuanto antes nunca se enfatizará lo suficiente. Es algo que está respaldado por investigaciones que han comparado las tasas de éxito de proyectos en organizaciones que han utilizado metodologías formales de planificación con aquellas que no lo han hecho. Las planificaciones insuficientes son uno de los principales factores que contribuyen al fracaso del proyecto.

¿Cómo pueden ayudar a reducir la incertidumbre inicial las herramientas software para gestión de proyectos?

Los equipos de proyecto no disponen de toda la información en las etapas más tempranas del proyecto, pero sí que pueden crear estimaciones y reemplazar variables deterministas por otras estocásticas. Los equipos de proyecto piensan habitualmente en formas alternativas de ejecutar un proyecto. En un proyecto típico puede haber cientos de variaciones a considerar. Esto es difícilmente posible de hacer de forma manual o con herramientas primitivas. Una herramienta de soporte que evalúe las diferentes posibilidades y examine sus beneficios, costes y riesgos asociados permite a los equipos ejecutar simulaciones (“simulacros”) de las planificaciones posibles, siendo de gran ayuda.

Project Team Builder™ (PTB™) se encuentra entre estas herramientas de software. Fue galardonado como Producto del Año por PMI y se distribuye a través de BPMSAT como parte de su línea de negocios de consultoría y formación en dirección de proyectos.

 
¿Puede ayudarnos a comprender, en pocas palabras, la esencia del PTB?

El software PTB ayuda a los equipos de proyecto a tomar mejores decisiones. El software de gestión de proyectos no debería usarse solamente para presentar una planificación básica de proyecto y monitorizar su progreso. Debería utilizarse para ayudar a la organización a crear una planificación mejor, probar diferentes soluciones posibles y reducir el riesgo asociado.

¿Cómo puede el PTB ayudar a establecer una planificación inicial para nuestros proyectos? ¿Qué aspectos del Proyecto podemos manejar con él?

PTB integra áreas de conocimiento de dirección de proyecto como gestión de riesgos, gestión de recursos, gestión de costes y plazo. PTB considera automáticamente diferentes planificaciones de proyecto y recomienda las mejores. Entonces, el usuario puede ejecutar análisis de sensibilidad del riesgo para cada una de dichas planificaciones y afinarlas si fuera necesario. Para cada planificación posible, el equipo puede simular después la ejecución del proyecto. Este proceso desemboca en la creación de mejores planificaciones, con riesgo reducido y finalmente mejores resultados.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas para una organización que quiera comenzar a utilizar PTB?

La ventaja principal es la mejora en los resultados del proyecto. La organización tiene que ser consciente de la importancia de las fases iniciales del proyecto y estar lista para dedicar tiempo suficiente a este proceso que permite mejorar la planificación. En muchas organizaciones, los equipos de proyecto siguen un proceso similar pero lo hacen sin las herramientas adecuadas.

¿Está PTB orientado hacia algún sector industrial o tipo de empresa en particular? ¿Qué organizaciones pueden estar más interesadas en esta herramienta de gestión de proyectos?

PTB puede ayudar a equipos de proyecto en organizaciones que aborden proyectos de tamaños medianos y grandes. No está orientado a una industria específica, puesto que los aspectos de dirección de proyectos se mantienen entre distintos sectores.

¿Podría poner algún ejemplo de cómo PTB ha ayudado a alguno de sus clientes?

Recientemente hemos trabajado con Rafael Advanced Defence Systems en un proyecto de varios millones de dólares. El resultado fue fantástico. El equipo de proyecto fue capaz de mejorar la planificación significativamente y de llegar a un consenso en cuanto a la mejor forma de realizar el proyecto.

¿Se necesita mucho tiempo para que directores o equipos de proyecto aprendan a usar PTB?

PTB es muy fácil de utilizar. Proporcionamos material de formación como video-tutoriales y guías de iniciación. Habitualmente los usuarios comienzan a manejarlo muy rápidamente.

¿El uso de PTB requiere algún tipo de conocimiento previo o el uso de algún otro software adicional?

PTB es una herramienta autónoma (“standalone”), que no requiere de ningún otro software o conocimientos de otro software para ser utilizado. Es completamente independiente; sin embargo sí que es capaz de interaccionar con otras herramientas.

¿PTB puede ser una herramienta complementaria y combinarse con otras herramientas de software?

Sí, es posible importar y exportar información desde y hacia Microsoft Project. Es importante tener en mente que el proceso de importación/exportación no crea un modelo de proyecto 100% exacto. Esto es debido a que PTB tiene en cuenta aspectos importantes del proyecto que no están incluidos en Microsoft Project, como los métodos alternativos de ejecutar un proyecto, los riesgos, la calidad y los requisitos del sistema y las diferentes probabilidades.

¿Qué contenidos o herramientas relacionados con PTB pueden encontrarse traducidas al español?

Nuestra documentación de soporte está disponible en español. Además, tenemos algunos ficheros de proyectos ejemplo en español. Estamos planeando traducir más materiales, ya que estamos observando un interés creciente por parte del mercado hispanoparlante.

Conoces nuestro Simulador de Gestión de Proyectos

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Unas breves palabras para finalizar:
¿Cuáles son sus expectativas para su compañía y su producto a corto y medio plazo?

Nuestra meta es ayudar a resolver el problema de haya proyectos con tasas de fracaso muy altas. Vemos este problema en muchos tipos de industrias y diferentes países. La situación es bien conocida y se lleva manteniendo bastante tiempo. Mediante la creación de mejor software de gestión de proyectos queremos mejorar significativamente esta situación.

¿Le gustaría dejar un mensaje para los miembros de la comunidad de BPMSAT?
Estamos muy ilusionados por trabajar con la comunidad de BPMSAT. No dudéis en contactar con nosotros para aprender más sobre cómo una mejor toma de decisiones puede mejorar los resultados de sus proyectos.

¡Muchas gracias por su amable participación!